Die als Codex 13525 überlieferte Reinschrift des Inventars wurde von Hugo Blotius konzipiert und kollaborativ ausgeführt. Eine Unterscheidung von Schreiberhänden wure bislang nicht getroffen. Die Einträge sind entweder in lateinischer humanistischer Schrift, in deutscher Kursivschrift oder in deutscher Kursivschrift mit einzelnen Worten in lateinischer Schrift geschrieben.
Sowohl in Katalogeinträgen lateinischer Schrift als auch in solchen deutscher Schrift wechseln Groß- und Kleinschreibung einzelner Wörter. Eine konsequente Kleinschreibung kann wie in vielen Dokumenten der Frühen Neuzeit nicht beobachtet werden. Eigennamen und Ortsnamen (Named Entities) beginnen stets mit einem Großbuchstaben (Majuskel). Für die Erfassung der Titel dürfte zum einen die Typographie der Vorlage als auch das Bedürfnis nach Auszeichnung bedeutsamer Leitwörter (Stichwörter) bestimmend gewesen sein. Am Kopf jedes Eintrages - sowohl für Verfasserwerke als auch Titelwerke - steht konsequent ein Wort mit initialer Majuskel. Die Interpunktion hat – da vielmehr bedeutungstragendes Trennzeichen (s.u.) – keine Korrelation mit initialen Majuskeln. Einzelne Buchstaben am Wortbeginn sind bisweilen nicht eindeutig als Majuskeln oder Minuskeln zu erkennen. Dies trifft besonders häufig auf „z“, „l“, „i“ / „j“ und „f“ zu. So wird etwa das initale „Z“ in der Einleitung „zu“ eines Erscheinungsortes auf Grund der prominenten Höhe als Majuskel transkribiert (Bsp. H. 2733: „Zu Erdfurt“). Das initiale „J“ in der Einleitung „Junctis“ von Anmerkungen zu Sammelbänden wird einheitlich als Majuskel (Bsp. H. 2725: „Junctis quin[que] alijs libellis“) umgesetzt. Zweifelsfälle sind als solche gekennzeichnet und im Stellenkommentar vermerkt.
Zumal Interpunktionen als bedeutungstragenden Trennzeichen zwischen Informationseinheiten der Katalogeinträge verstanden werden (s. Katalogeintrag), werden sie vorlagegemäß umgesetzt. Hauptsächlich erscheinen Punkte, bisweilen Kommata, niemals Virgeln. In Zweifelsfällen wird ein Punkt erfasst.
Der Zeilenumbruch, bei Worttrennung in der Vorlage durch doppelten Trennstrich "=" gekennzeichnet, wird in der Lesefassung nicht angezeigt. Im XML-Quelltext ist der Zeilenumbruch (linebreak) nachvollziehbar codiert.
Vokalligaturen (œ und æ) werden als solche transkribiert, Konsonantenligaturen werden in distinkte Buchstaben aufgelöst (zB. s + t).
In der Vorlage vorhandenes "&" (lat. et) wird als solches transkribiert.
Abbreviationen (Konsonantengemminationen, Abbreviationen von Artikeln, Abbreviation an Wortende und das Brevigraph für etc.) werden als solche gekennzeichnet [Tag „abbr“], jedoch für die Lesefassung editorisch aufgelöst. Im XML-Quelltext sind die Abbreviationen nachvollziehbar codiert.
In den Katalogeinträgen wechseln verbale Formatangaben (zB. "in folio") mit numerischen (zB. "in. 2°.") ohne ersichtliche Systematisierung. Die Formatangaben der Vorlage werden diplomatisch transkribiert, jedoch zum Zweck der Auswertbarkeit auf einen numerischen Standardwert (2°, 4°, 8°, 12°, 16°) referenziert.
Als zusätzliche Auszeichnungen werden Unterstreichungen und Hervorhebungen verstanden. Die häufigste Form von Auszeichnung im Dokument ist ein Strich (line-above) über der Angabe des Erscheinungsjahres, wie er in der Frühen Neuzeit für Jahresangaben durchweg üblich war und insbesondere im Buchdruck als typographisches Element eingesetzt wurde. Eine strikte Korrelation zwischen Form der Vorlage und Form im Katalogeintrag konnte bislang nicht festgestellt werden.
Auswertung des in Cod. 13525 inventarisierten Bestandes lässt sich vorderhand nach Materialart der Objekte die Auswertung der Handschriften von der Auswertung der Druckschriften unterscheiden. Bezüglich des Aufbaus der Katalogeintrage s. Katalogeintrag. Zumal Handschriften Unikate sind wird dafür unter den allgemeinen bibliographischen Daten ein Titel angegeben, im Bedarfsfall ein Sammeltitel oder ein fingierter Titel. Für die Druckschriften werden zwei Ebenen der Auswertung unterschieden. Eine bibliographische Beschreibung (bibliographischer Nachweis) der entsprechend identifizierten Ausgabe unter Angabe eines Wahrscheinlichkeitswertes der Zuweisung (Level 1). Zudem (Level 2) - insofern noch nachweisbar beziehungsweise ermittelbar - eine Beschreibung der möglichen Exemplare (aus dem Bestand der Österreichischen Nationalbibliothek).
Die Identifaktion der Handschriften stützt sich auf die Auswertungen Hermann Menhardts (siehe Literaturangabe). Für die Handschrift steht, im Unterschied zum Gesamtbestand, ein vollständiges Inventar aus dem Jahr 1597 bereits als Edition zur Vefügung (ÖNB Cod. ser. n. 4451). Die Identifikationen können nach einem Abgleich mit der Beschreibung im Gesamtinventar übernommen werden. Die Angaben zu den den inventarisierten Handschriften variieren stark. Für jeden Band ist ein Vermerk vorhanden, ob es sich um eine Pergament- oder Papierhandschrift handelt und eine Formatangabe. Vom Inhalt wird meist der erste vorhandene Text erfasst. Die Titel sind teils umschreibend, Autoren fehlen oft. Weitere in der Handschrift enthaltene Texte werden meist nur grob charakterisiert.
Die bibliographischen Beschreibungen stützen sich auf die Angaben zu den identifizierten Handschriften im Onlinekatalog der ÖNB. Bei Handschriften mit mehreren Texten werden nur jene Texte näher erfasst, die Blotius in seinem Inventar tatsächlich nennt.
Hermann Menhardt, Das älteste Handschriftenverzeichnis der Wiener Hofbibliothek von Hugo Blotius 1576. Kritische Ausgabe der Handschrift Series nova 4451 vom Jahre 1597 mit vier Anhängen (ÖAW Phil.-hist. Kl. Denkschriften 76, Wien 1957).
Jede Titelaufnahme des Inventars wird bibliographisch ermittelt und referenziert. Die Wahrscheinlichkeit einer Zuweisung wird erfasst und ausgewiesen (certainty). Kommen distinkte Ausgaben oder distinkte Varianten einer Ausgabe für einen Nachweis in Frage, werden beide als Alternativen angegeben und editorisch kommentiert. Bei mehr als zwei möglichen Zuweisungen werden nur die plausiblen angegeben und die Auswahl wird in einer editorischen Notiz begründet. Weitere Varianten und Ausgaben unwahrscheinlicher oder auszuschließender Zuweisungen werden dann ebenfalls nur in der editorischen Notiz belegt. Auch hier werden Erweiterungen und Präzisierungen über die Community der Nutzer im Konzept der Edition bedacht. Eine bibliographische Beschreibung bleibt aus, wenn die Angabe der Titelaufnahme im Inventar unzureichend sind für eine Identifikation.
Der bibliographische Nachweis (Level 1) orientiert sich formal an einer standartisierten bibliographischen Beschreibung (ISBD). Struktur:
Ermittelt werden die heute noch im Bestand der Österreichischen Nationalbibliothek nachweisbaren Exemplare. Struktur: